Tiếng Anh công sở: phân biệt góp ý bản nháp với phê duyệt bản cuối
Nêu giai đoạn của tài liệu, xác định nội dung cần xem và hỏi ai phải phê duyệt bản cuối.
Bạn gửi bản nháp để xin góp ý về bố cục, nhưng đồng nghiệp có thể hiểu rằng bạn đang cần phê duyệt ngay. Hãy nói rõ tài liệu đang ở giai đoạn nào, lần này cần xem điểm gì và bước phê duyệt nào sẽ diễn ra sau đó.
Sáu câu hữu ích
Người trao đổi về việc xem xét · Câu bạn có thể nói
This is a draft, not the final version.
Đây là bản nháp, không phải bản cuối.
Draft chỉ giai đoạn làm việc, không tự động có nghĩa là chất lượng kém.
Tốc độ bình thường ↓
Tốc độ chậm ↓
Người trao đổi về việc xem xét · Câu bạn có thể nói
For this review, please focus on the structure.
Trong lần xem xét này, vui lòng tập trung vào bố cục.
Structure ở đây là bố cục của tài liệu.
Tốc độ bình thường ↓
Tốc độ chậm ↓
Người trao đổi về việc xem xét · Câu bạn có thể nói
Do we need feedback only, or approval as well?
Chúng ta chỉ cần góp ý hay cần cả phê duyệt?
Góp ý và phê duyệt là hai kết quả khác nhau.
Tốc độ bình thường ↓
Tốc độ chậm ↓
Người trao đổi về việc xem xét · Câu bạn có thể nói
We can still make changes during the draft review.
Chúng ta vẫn có thể chỉnh sửa trong quá trình xem xét bản nháp.
Khả năng chỉnh sửa này thuộc quy trình đang được nói đến, không phải mọi dự án.
Tốc độ bình thường ↓
Tốc độ chậm ↓
Người trao đổi về việc xem xét · Câu bạn có thể nói
Who needs to approve the final version?
Ai cần phê duyệt bản cuối?
Người góp ý chưa chắc là người có quyền phê duyệt.
Tốc độ bình thường ↓
Tốc độ chậm ↓
Người trao đổi về việc xem xét · Câu bạn có thể nói
So we'll review the structure before requesting final approval.
Vậy chúng ta sẽ xem xét bố cục trước khi đề nghị phê duyệt cuối cùng.
Before xác định thứ tự: xem bố cục trước, đề nghị phê duyệt sau.
Tốc độ bình thường ↓
Tốc độ chậm ↓
Cách nêu yêu cầu
Hãy kết hợp trạng thái tài liệu với yêu cầu cụ thể. Draft cho biết tài liệu chưa phải bản cuối, còn focus on the structure xác định trọng tâm cần xem. Nếu có phần nào không nằm trong phạm vi xem xét, hãy nói thêm thay vì để người đọc tự đoán.
Feedback là góp ý hoặc nhận xét; approval là phê duyệt. Nhận xét tích cực không tự động đồng nghĩa với phê duyệt. Hãy hỏi xem cần một hay cả hai kết quả và ai là người phê duyệt bản cuối.
Approval /əˈpruːvəl/ nhấn âm tiết thứ hai, feedback /ˈfiːdbæk/ nhấn âm tiết đầu. Dấu ˈ đứng trước âm tiết được nhấn. Khi đọc draft, đừng bỏ cụm phụ âm cuối /ft/ hoặc thêm một âm tiết mới; luyện chậm từng từ rồi đưa vào câu để vẫn nghe rõ trạng thái bản nháp. Dấu /ː/ cho biết nguyên âm đứng ngay trước nó được kéo dài.
Tự luyện tập
Giới thiệu bản nháp với đồng nghiệp và nhờ xem bố cục. Đồng nghiệp chỉ nói bản nháp rất hay. Giải thích vì sao lời khen này chưa xác nhận việc phê duyệt. Hỏi xem chỉ cần góp ý hay cả phê duyệt, rồi hỏi ai phải phê duyệt bản cuối. Cuối cùng, tóm tắt thứ tự các bước mà không nói tài liệu đã được duyệt.
Kiểm tra mức độ hiểu 1: Bạn nhận được nhận xét tích cực. Kết luận nào phù hợp?
- Tài liệu chắc chắn đã được duyệt
- Tài liệu không được sửa nữa
- Đã có góp ý; việc phê duyệt vẫn cần xác nhận riêng
Xem đáp án 1
Đã có góp ý; việc phê duyệt vẫn cần xác nhận riêng
Feedback và approval là hai kết quả khác nhau.
Kiểm tra mức độ hiểu 2: Câu nào hỏi người phải phê duyệt bản cuối?
- Who needs to approve the final version?
- For this review, please focus on the structure.
- We can still make changes during the draft review.
Xem đáp án 2
Who needs to approve the final version?
Who needs to approve hỏi người có trách nhiệm phê duyệt.
Kiểm tra mức độ hiểu 3: Theo câu cuối, việc gì diễn ra trước?
- Đề nghị phê duyệt cuối cùng
- Xem xét bố cục
- Thông báo tài liệu đã được duyệt
Xem đáp án 3
Xem xét bố cục
Before requesting final approval đặt bước xem bố cục trước bước gửi đề nghị phê duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Có feedback nghĩa là đã được duyệt chưa?
Không tự động như vậy. Feedback là góp ý, còn approval là phê duyệt. Hãy hỏi rõ kết quả nào cần thiết trong quy trình của bạn.
Focus on the structure có nghĩa là sửa toàn bộ không?
Câu này đặt trọng tâm vào bố cục. Nếu có phần không cần xem, hãy nêu rõ phần đó thay vì mặc nhiên cho rằng người khác biết.
Gọi tài liệu là draft có phải đang xin lỗi vì chất lượng không?
Trước hết, từ này cho biết giai đoạn công việc. Nêu thêm nội dung cần góp ý và bước phê duyệt sau đó sẽ làm yêu cầu rõ ràng hơn.